De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), que agrupa as profissões seguindo suas características, o cargo de Agente Administrativo pertence ao grupo 4110-10. Este grupo é o mesmo que traz outros cargos com nomenclaturas e funções semelhantes, como os assistentes administrativos, auxiliares administrativos, assistentes de escritório, de faturamento, dentre outros. Só pela quantidade de nomeações, dá para imaginar o número de vagas que são abertas diariamente nesta área, não é mesmo? Profissionais qualificados através de um bom curso de agente administrativo podem pleitear uma posição em empresas de pequeno, médio e grande porte, ONGs, órgãos públicos e outras tantas opções.
É preciso ter em mente que o agente administrativo é um daqueles colaboradores multifuncionais. Isso porque ele oferece um suporte qualificado aos vários departamentos de uma organização, do atendimento ao cliente à presidência. Para tanto, os perfis mais atraentes são aqueles que trazem nos currículos diversas qualificações, incluindo aí os cursos a distância. Vale dizer que os cursos online do Foco Educação Profissional são muito bem aceitos pelo mercado, o que eleva ainda mais as chances de empregabilidade.
Dentre as principais funções do agente administrativo estão a gestão de contas a pagar e receber, organização de arquivo, atendimento telefônico, controle de estoque, elaboração e envio de documentos. Neste sentido, é altamente necessário dominar, mesmo que basicamente, todos estes aspectos. Afinal, tratam-se de tarefas que serão realizadas diariamente.
Visando lhe auxiliar na busca por qualificação profissional na área administrativa, bem como na descoberta de novos conceitos que podem otimizar sua rotina pessoal, abordaremos a seguir as principais definições acerca de temas pertinentes ao cargo de agente administrativo. Além de conhecer um pouco mais sobre os tipos de documentos, traremos uma visão geral sobre o ambiente de trabalho + um bom curso online agente administrativo para fins de estudo e capacitação profissional.
O ambiente de trabalho do agente administrativo
Quando falamos das rotinas administrativas pertinentes especificamente ao agente administrativo, falamos sobre flexibilidade. Isso porque o profissional pode atuar em vários departamentos diferenciados, de acordo com a necessidade de cada empresa. Apesar de ser possível cada setor contar com um agente administrativo exclusivo, o mais comum é um profissional apenas atender às demandas de toda a empresa. Lembramos que as funções são de suporte e, por isso, ele pode caminhar com facilidade por todos os departamentos.
Os cursos na área administrativa são uma "mão na roda" para profissionais que necessitam de qualificações em diversos segmentos. Aqui no Foco Educacional Profissional são mais de 1.000 cursos online em áreas como Administração, Idiomas, Informática, dentre outros.
Para se tornar um agente administrativo de sucesso, é preciso entender como executar suas atividades de forma produtiva e eficiente, sempre levando em conta as características e urgência de cada atividade. Um ambiente de trabalho mais produtivo exige formações e habilidades específicas do colaborador, que podem ser aprimoradas com um curso online administrativo. No trabalho do agente administrativo é preciso aprimor e desenvolver habilidades para o controle de arquivos e documentos, digitação de comunicados, atas e memorandos, controle de estoque através de softwares e planilhas do Excel, atendimento ao cliente via telefone, e-mail e pessoalmente, controle de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais e boletos bancários.
Para nortear os seus estudos, listamos a seguir alguns conceitos básicos que farão toda a diferença na trajetória de qualquer agente administrativo. O ideal, em todo caso, é aliá-los aos bons cursos online do portal, uma vez que eles permitem a conquista de qualificação através de materiais de qualidade. Que tal realizar um curso online agente administrativo e, de quebra, conquistar o seu certificado de conclusão? Sabia que ele pode ser utilizado para fins de titulação em concursos públicos, complementação de carga horária em faculdades ou até mesmo valorizar o currículo?
Notas fiscais: modelos e tipos mais comuns
Toda relação de compra e venda, seja de bens ou prestação de serviços, deve ser respaldada por uma nota fiscal. O documento, além de prever o cálculo de impostos que serão direcionados à união, estado ou município, também compreende outras funções relevantes como: comprovação de entrega de produtos ou prestação de serviços; controle de prazos de garantia; comprovação de pagamento; controle interno do vendedor; troca; devolução e controle contábil (esse, também para fins de fiscalização pelos órgãos competentes).
Dependendo do tipo de relação e finalidade, há um tipo de nota fiscal específico para tal. É imprescindível que o profissional da área administrativa – desde que seja um dos responsáveis pela emissão do documento – conheça todos os modelos de documentos fiscais, tornando-se capaz de optar pelo ideal para cada transação. Alguns cursos a distância abordam este tema, focando os estudos nos processos de escrituração, inclusive digital.
Quanto ao respaldo legal: você sabia que existe a Lei da Nota Fiscal? A legislação determina a obrigatoriedade de discriminar, em cada nota, o valor referido aos tributos. Desde 2012, todas as empresas precisam informar aos consumidores finais, seja pessoa física ou jurídica, o valor exato de impostos como Cofins, ICMS, ISS, IPI, Cide e IOF.
Existem aproximadamente 30 tipos de notas fiscais. Abaixo descrevemos alguns, bem como suas principais finalidades. Lembre-se da importância de realizar um curso online administrativo para entender melhor todos estes detalhes fiscais. Outros cursos focados em Contabilidade, como o curso online Contabilidade Básica, são excelentes ferramentas de qualificação nesta área.
- Nota Fiscal de Venda a Consumidor: conhecida popularmente como "nota de balcão" ou de "Série D", é emitida exclusivamente para o consumidor final, pessoa física ou jurídica. Ou seja, só pode ser direcionada a quem utilizará o produto para consumo próprio, em transações de venda à vista.
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): a nota fiscal eletrônica é uma das mais utilizadas no Brasil. Cabe às empresas que comercializam produtos com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Para ser emitido, o documento precisa passar pela validação da Secretaria da Fazenda do Estado + assinatura digital do emitente.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): enquanto a NF-e é focada na venda de produtos, a NFS-e relaciona-se à prestação de serviços. Sua emissão fica condicionada à incidência de ISS (Imposto Sobre Serviços), cuja alíquota é fixada por cada município. Para cada serviço prestado pela empresa, uma nota deve ser emitida.
Correspondências: você conhece todos os tipos?
Mas não são somente as notas fiscais que merecem atenção quando o assunto são documentos empresariais. O agente administrativo também é responsável pela organização das correspondências, separando-as e redirecionando-as aos setores de destino. Este também é um dos tópicos discutidos no curso agente administrativo, excelente para quem deseja qualificação na área.
Para executar tal tarefa com eficiência, nada mais interessante do que conhecer os modelos e tipos de correspondências, certo? Também trouxemos um panorama geral sobre isso, que certamente lhe será útil. Veja só:
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Correspondência particular: correspondências trocadas entre o núcleo familiar.
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Correspondência bancária: documentos enviados pelas instituições bancárias aos seus correntistas ou à outra instituição. Exemplos: talões de cheque, extratos mensais, cartas registradas de cobrança, comunicados acerca de reajustes de tarifas, envio de cartões de crédito.
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Correspondência oficial: como o próprio nome já diz, relaciona-se à comunicação entre os órgãos públicos ou autárquicos. Aqui a linguagem é formal, não sendo permitida a impessoalidade. Alguns cursos a distância, como o curso online Redação Oficial, oferecem subsídios claros quanto à estrutura que deve ser seguida neste tipo de correspondência.
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Correspondência comercial: são utilizadas como forma de comunicação entre empresas ou, até mesmo, entre empresas e pessoas físicas. Dentro de uma organização, são exemplos: atas, memorandos, circulares, declarações, atestados, ofícios e requerimentos.
Uma vez por dentro de todos os modelos de correspondência, é recomendado que o profissional da área obtenha conhecimentos sólidos sobre organização destes documentos. E nada melhor do que um curso online de qualidade que, além de oferecer conhecimentos teóricos, disponibiliza certificação opcional entre 5h e 420 horas, não é?
Temos uma dica bacana: o curso online Controle de Arquivos e Documentos do Foco Educação Profissional trata deste assunto de forma clara, precisa e com materiais de primeira. Você aprenderá tudo sobre gerenciamento arquivístico, a diferenciação entre arquivos permanentes e empresariais, além de ferramentas e softwares específicos para agilizar os procedimentos documentais.
Saúde financeira: contas a pagar e a receber
Não há como falar em carreira administrativa sem citar os populares departamentos de contas a pagar e receber. Por concentrarem todas as entradas e saídas de recursos, os profissionais que neles trabalham precisam de conhecimentos sólidos quanto aos processos. Afinal, uma empresa financeiramente saudável é uma empresa de sucesso. Para tanto, vale apostar em nosso curso de agente administrativo, que traz tópicos direcionados ao controle de contas a pagar e receber. Vamos entender melhor cada um destes pontos.
As contas a pagar envolvem todos os compromissos que foram assumidos em determinado momento pela empresa. Entram neste meio compra de materiais, insumos para produção, maquinários, salários dos colaboradores, dentre outros. Já as contas a receber relacionam, usualmente, os ativos provenientes de vendas a prazo.
É interessante que seja mantido total controle sobre estes montantes, para que sejam tomadas as decisões mais acertadas. Imagine uma empresa programar um investimento contando com um ativo ''x'' mas, no momento do acerto, a empresa recebe ''y''. Tal confusão pode comprometer totalmente os projetos da companhia.
Além de softwares especializados, a gestão de contas a pagar e receber pode ser realizada com o auxílio de planilhas do Excel. Com inúmeras funções, elas permitem que os dados sejam inseridos nas tabelas de forma manual ou automatizada – utilizando a função "Macros" - e, de quebra, possibilitam o controle automático dos valores que entram e saem, através das fórmulas.
A melhor opção em curso online administrativo você encontra aqui em nosso portal: ele traz uma abordagem completa sobre o controle financeiro da empresa. É a chance que você, agente administrativo ou interessado no tema, tem para aprender a organizar as contas de uma vez por todas! Já pensou nessa hipótese?
Alinhando a empresa com fluxogramas e cronogramas
Assim como as contas a pagar, a receber e os fluxos de caixa devem seguir essencialmente organizados em prol do sucesso financeiro da empresa, os fluxogramas e cronogramas também precisam estar bem alinhados. Neste caso, os resultados são uma maior clareza na hierarquia da organização, melhor gestão da produtividade e otimização dos processos. Todos estes aspectos positivos elevam os resultados gerais da empresa.
Um agente administrativo que entende como criar estes esquemas, destaca-se nas entrevistas de emprego e testes de processos seletivos. Ainda assim, mesmo quem não tem conhecimento acerca do tema, consegue obter uma boa capacitação com cursos na área administrativa, desde que abordem tais tópicos. Os cursos online com certificado do Foco Educação Profissional são uma excelente pedida!
Fluxogramas
Em termos simples, o fluxograma é uma representação gráfica do "passo a passo" do projeto. Oferece aos envolvidos dicas claras sobre o fluxo de informações e sequência operacional de cada uma das atividades. Por ser representado através de símbolos gráficos, torna-se uma ferramenta bem descomplicada e acessível.
Dica de mestre: o curso online Gestão das Funções Organizacionais, disponível aqui no Foco Educação Profissional, pode te ajudar muito no entendimento dos fluxogramas e processos de gestão das estruturas organizacionais. Torne-se um agente administrativo completo com este curso online, com competências super valorizadas e destaque-se no mercado de trabalho!
Os fluxogramas são divididos em dois tipos: o linear e o funcional. Enquanto o fluxograma linear traça realmente o passo do projeto – sendo possível detectar atrasos ou processos desnecessários, o fluxograma funcional demonstra os responsáveis por cada etapa, enfatizando também o fluxo atual. Analisando especificamente este esquema, é possível entender como cada indivíduo se relaciona com o restante do grupo funcional, sendo possível adotar novas estratégias de execução.
Os certificados do Foco Educação Profissional podem ser usados para:
Prova de Títulos em Concursos Públicos
Horas complementares para faculdades
Complemento de horas para cursos técnicos
Progressão de carreira em empresas
Turbinar seu currículo
Revolucionar sua vida profissional e acadêmica
Cronogramas
Os cronogramas nada mais são do que esquemas visuais de gerenciamento de tempo. De forma gráfica e simples, permitem que todos os envolvidos no processo saibam exatamente o tempo utilizado em cada etapa do projeto. Um bom cronograma permite ampla visualização do andamento das tarefas, possibilitando reanálises de formatos e métodos - quando pertinente.
Em um primeiro momento, elaborar estes esquemas pode parecer complicado. Mas acredite: aperfeiçoando seus conhecimentos com nosso curso agente administrativo tudo fica mais simples. Nossos materiais são primorosamente selecionados por um setor pedagógico dedicado e refletem a qualidade que você procura.
Cadastro de cientes e fornecedores: aproxime-se de sua carteira
Além de conhecer bem os status dos projetos, cabe ao profissional da área dominar todos os pormenores de sua carteira de clientes e fornecedores. O ideal, na verdade, é manter uma relação estreita com todos os públicos, a fim de manter uma atividade frequente de transações. Mesmo que você não seja efetivamente responsável por lidar com os clientes e fornecedores, deverá ao menos cuidar da atualização de contatos. Lembre-se que esses dados são muito voláteis e alteram-se com facilidade.
Uma boa ferramenta para os agentes administrativos manterem os cadastros de clientes e fornecedores em dia é o Access. Apesar de muitas empresas apostarem em sistemas informatizados e modernos, o bom e velho banco de dados ainda pode ser muito útil, principalo mente para quem não possui muito prática online.
Os cursos online com certificado permitem que você se qualifique em dezenas de áreas, com muito mais economia, praticidade e rapidez. Navegue pelos opções disponíveis na área de Administração e veja como é possível turbinar o seu currículo!
Para descobrir todas as suas funcionalidades, temos à disposição um curso online dedicado ao Pacote Office, do qual faz parte do Access. Além de entender como criar e gerir bancos de dados de forma prática e eficiente, você ainda obtém dicas e direcionamentos para os demais softwares do pacote, como Word e Excel.
Domine as rotinas de escritório com o curso de agente administrativo
Mesmo realizando essa imersão na área administrativa através de nosso artigo, é fundamental recorrer a um curso online na área. Desta forma, você aprofundará os seus estudos sobre o tema e estará apto a concorrer às melhores oportunidades profissionais. Mesmo que este não seja seu caso, um curso online agente administrativo será igualmente proveitoso, já que você entenderá melhor sobre seus documentos pessoais, notas fiscais e, principalmente, como geri-los melhor.
O curso agente administrativo do Foco Educação Profissional aborda os temas essenciais à carreira de qualquer profissional administrativo. Além de noções práticas relacionadas aos departamentos da empresa, como Pessoal, Financeiro, Atendimento ao Cliente e Arquivo, você recebe dicas de como se tornar um agente administrativo de sucesso, tanto em órgãos públicos como privados. Por possuir um cronograma bem diferenciado e completo, o curso ainda compila tópicos direcionados à organização empresarial, marketing pessoal, ética, psicologia e relacionamentos interpessoais.
Buscar qualificação em cursos na área administrativa valoriza seu perfil profissional. Quando a oferta é mais do que acessível, realmente a oportunidade não pode ser desperdiçada. Você sabia que aqui no Foco Educação Profissional você investe apenas 12 parcelas de R$19,90 (com 10% de desconto para pagamento à vista) e tem acesso ilimitado, pelo período de um ano, a todos os cursos online com certificado do Pacote Master? Além disso, há a possibilidade de emissão de certificado digital ou impresso, incrível, não é mesmo?
Não pense duas vezes: inscreva-se hoje mesmo no portal e comece a trilhar uma nova jornada, seja na sua vida pessoal ou profissional. Mais de 140 mil alunos já realizaram nossos cursos online e comprovaram a qualidade deles! E então, vai perder essa oportunidade?
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